Utilizzare il tempo in maniera efficace è uno dei segreti per sfruttare al meglio potenzialità e risorse: un’affermazione che vale per il manager, l’imprenditore, il libero professionista.
Se però ci soffermiamo a dare uno sguardo alle nostre agende, ci rendiamo immediatamente conto di quanto sia faticoso non solo pianificare le attività ma anche portarle a termine nei tempi prefissati.
I fattori di rischio sono sempre in agguato – un collega malato, un’urgenza imprevista, il ritardo di un fornitore – e le attività si accumulano, moltiplicandosi. Perché non c’è solo la deadline di un progetto importante: ci sono le e-mail a cui rispondere, le note spese da compilare, le presenze da approvare a fine mese.
Una complessità che richiede attenzione ed è proprio dalla gestione dell’attenzione che si può partire per organizzare al meglio il tempo, sviluppando quella competenza nota come time management.
Di cosa si tratta? Parliamo di un insieme di tecniche e metodi di pianificazione, ottimizzazione e controllo del tempo che permettono una gestione dei compiti produttiva ed efficace, a vantaggio non solo dell’ambito lavorativo ma, più in generale, della qualità della vita. Vivere sempre sotto pressione è stressante: le conseguenze di questi sovraccarichi si ripercuotono, infatti, anche sulla sfera privata.
Il time management è una soft skill molto apprezzata, soprattutto se si considera che la soglia media dell’attenzione non supera i nove secondi e che, nelle nostre giornate, siamo costantemente tentati dalle più svariate distrazioni, dai social media alla macchinetta del caffè.
Per questo è consigliabile investire del tempo per padroneggiare l’arte del time management: i minuti dedicati alla pianificazione, se mantenuti con disciplina, garantiranno un flusso di lavoro più fluido e produttivo.
Concentrarsi sui risultati e sugli obiettivi, invece che sul numero di attività, è il primo passo per “domare” l’elenco dei compiti da svolgere. Fondamentale, in questo senso, è la capacità di individuare le cose importanti, distinguendole da quelle urgenti, per potersi focalizzare su quelle che sono le reali priorità. Essere efficaci significa, infatti, riuscire a gestire le scadenze e le mansioni anche nella complessità ed è proprio saper valutare i livelli di importanza nella nostra to-do list che ci permette di dare la giusta attenzione alle attività.
Uno dei modelli più noti per allenarsi nella definizione delle priorità è la matrice di Covey, anche detta di Eisenhower, uno schema organizzato in quattro quadranti su cui riportare le attività da svolgere. I compiti verranno così suddivisi secondo caratteristiche precise:
- attività importanti e urgenti
- attività importanti ma non urgenti
- attività non importanti ma urgenti
- attività non importanti e non urgenti
È evidente che le operazioni importanti e urgenti hanno massima priorità e spesso non possono essere delegate. I compiti riportati nell’ultimo quadrante, quelli non urgenti e non importanti, hanno poco valore, sebbene siano spesso quelli a cui ci dedichiamo cercando di procrastinare la gestione di task più complessi. La sfida si gioca quindi negli altri due quadranti: le attività urgenti ma non importanti devono essere contenute o delegate senza inutili dispersioni di energie; le attività importanti devono essere salvaguardate anche se non urgenti, in un’ottica di beneficio nel medio-lungo periodo.
Un punto cruciale nel contenere le operazioni urgenti ma non importanti è dato dalla quantità di tempo che impieghiamo per svolgerle. Una tecnica utile per concentrarsi e portare a termine le azioni in un tempo adeguato è quella cosiddetta del pomodoro. Ideata da uno studente, deve il suo nome al timer da cucina utilizzato per suddividere le ore in blocchi di massima concentrazione e di piccole pause. Uno stratagemma efficace per non perdere tempo in distrazioni o nel rimandare decisioni.
Nella versione classica, l’andamento prevede 25 minuti di attenzione e 5 di pausa ma è possibile adeguare i blocchi alle proprie necessità o inclinazioni. Adottando questa tecnica sarà possibile, nel tempo, verificare quanti blocchi impegnano le diverse operazioni, perfezionando così l’attività di planning.
Una variante della tecnica del pomodoro è quella del timeboxing: oltre alla suddivisione per blocchi temporali, si propone in questo caso una razionalizzazione delle operazioni per minimizzare lo sforzo.
Il tentativo è quello di evitare il continuo passaggio da un tipo di compito a un altro, permettendo al cervello di raggiungere il flow state, la condizione in cui è maggiormente produttivo. Il context switching, infatti, risulta essere la ragione della perdita del 20% del nostro tempo, proprio perché la nostra mente deve adattarsi al contesto in cui è chiamata a operare. Raggruppare e-mail, fatture, telefonate, aggiornamenti in soluzioni continue permette di procedere più speditamente e con minor fatica.
Una volta neutralizzata la distrazione, riportata l’attenzione sulle attività importanti e monitorato l’impatto delle piccole urgenze, è ancora possibile attivare strategie per consolidare le preziose competenze acquisite.
Un consiglio, ad esempio, è quello di individuare qual è la fascia di maggiore produttività personale e utilizzarla per le mansioni più complesse. Anche tenere traccia del tempo investito (o dei pomodori!) permette di elaborare in un breve arco di tempo un’analisi, anche grazie alle molte applicazioni disponibili gratuitamente.
Uno dei consigli più frequenti è tuttavia quello di fare del time management un’abitudine, individuando le tecniche e i modelli per voi e appuntando in agenda una finestra sostenibile per la pianificazione. E diciamocelo: quale momento migliore del rientro dalle vacanze estive per introdurre nuove abitudini nella vostra giornata lavorativa?