Tempo di fiere: come comunicare la tua presenza

Le fiere di settore sono un’occasione unica per creare nuovi contatti, consolidare rapporti esistenti, comunicare il proprio prodotto e, inutile nasconderlo, dare un’occhiata alla concorrenza.

Si tratta di eventi strategici per il business e come tali devono prevedere un budget adeguato e una pianificazione accurata. Partecipare a una fiera richiede un investimento considerevole, anche in termini di risorse ed energie, e proprio per questo è fondamentale trarre il maggior beneficio possibile dalla propria presenza. In quest’ottica, non si può prescindere da una comunicazione efficace.

Tutto questo presuppone un obiettivo chiaro rispetto ai risultati che si vogliono raggiungere e una scaletta dettagliata delle attività, da avviare con largo anticipo. Anche se ogni azienda e ogni evento hanno caratteristiche specifiche, l’obiettivo finale della partecipazione è far conoscere il proprio marchio, presentare le novità e creare nuovi contatti. In alcune occasioni sono valide tutte le opzioni, in altre si definiscono delle priorità.

Ci sono fiere dal valore strategico significativo, ad esempio alcuni appuntamenti biennali o internazionali. Soprattutto in questi casi, il primo consiglio è quello di rivolgervi a un’agenzia di comunicazione per sfruttare al meglio l’evento.

Se tuttavia non ci fossero le condizioni per affidare il progetto a terzi, ecco qualche suggerimento utile.

1. Aggiornare i materiali e il sito

Una volta definita la partecipazione all’esposizione, verificate in primo luogo i materiali promozionali disponibili in azienda. Brochure, cataloghi, presentazioni devono essere accattivanti ma, soprattutto, aggiornati. Utile anche un controllo del sito web: in fiera sarà consultato prevalentemente nella versione mobile, che deve essere impeccabile. Non trascurate i social: se non li aggiornate con regolarità potreste scoprire che alcune informazioni sono da rivedere.

2. Considerare il press kit

Avete già una cartella stampa digitale? Se sì, verificate e aggiornate le informazioni. Se non avete mai avuto l’occasione di pensare a un press kit, questo è il momento giusto. Presentate l’azienda, evidenziate i successi, anticipate le novità. Non dimenticate foto di qualità dei prodotti e dei founder. Se potete raccontare una storia – l’idea del marchio, il brevetto innovativo, l’impegno nella riduzione dell’impatto ambientale, il ritratto di un dipendente – inseritela come curiosità: la stampa di settore e quella locale sono sempre alla ricerca di spunti per parlare dell’evento e di chi vi partecipa.

3. Recensioni e testimonial

Cosa dicono di voi i vostri clienti? Selezionate le recensioni che vi valorizzano o quelle più prestigiose e utilizzatele come contenuti a corredo dei vostri materiali e dei post online.
Un vostro contatto è particolarmente soddisfatto e nel tempo si è instaurato un rapporto di fiducia? Invitatelo a essere vostro testimonial e realizzate un’intervista, magari video, dove racconta la sua esperienza con la vostra azienda.

4. Il programma delle attività

Definito il calendario delle attività promozionali che si svolgeranno in fiera, questo è pronto per essere comunicato. La partecipazione a tavole rotonde del vostro management, l’assegnazione di un premio, la presentazione di un nuovo prodotto, il workshop mirato, sono tutti contenuti da promuovere sui vostri canali.

5. Lo storytelling dallo stand

Preparatevi a raccontare la vostra presenza anche nell’ambito della fiera stessa. La diretta sui social di un momento significativo, la foto di gruppo con le istituzioni in visita, il commento live di un ospite: si può dar risalto alla propria presenza anche durante l’evento con il vantaggio di poter “catturare” chi sta visitando l’esposizione e potrebbe includervi nel suo itinerario. D’obbligo in questi casi utilizzare con competenza gli hashtag ufficiali della manifestazione.

Tutti questi contenuti costituiscono la base della vostra comunicazione. Andranno organizzati in un palinsesto che inizierà almeno un paio di mesi prima dell’evento e che accompagnerà il pubblico fino alla manifestazione e, possibilmente, al vostro stand.

Il primo passo per avere ospiti è un invito personalizzato, più efficace di uno generico. Selezionate i vostri clienti strategici e preparate una comunicazione specifica, indirizzandola al vostro riferimento abituale via e-mail.

Predisponete delle newsletter mirate in vista dell’evento. Evidenziate informazioni logistiche, date risalto a tavole rotonde e workshop, presentate la fiera in modo da incuriosire chi non la conosce.

Il secondo passo per avere ospiti è dar loro un motivo per venirvi a trovare. Se avete pensato a un omaggio o a un piccolo buffet, alla preview di un nuovo prodotto, all’accesso di prova a un vostro servizio di punta, ricordatelo ai vostri possibili visitatori per invogliarli a fare un salto da voi.

Una delle regole d’oro della comunicazione recita: «Keep it simple». Fatela vostra e realizzate sul vostro sito una pagina dedicata all’evento dove pubblicare informazioni e contenuti. Questa sarà la landing page a cui rimanderanno le vostre comunicazioni: tenetela costantemente aggiornata e non dimenticate di inserire un form, da compilare per ricevere news, partecipare al workshop o ritirare l’omaggio allo stand.

Se avete previsto un budget per promuovere l’evento online, è arrivato il momento di spenderlo in campagne advertising profilate. Per individuare al meglio il vostro target, studiate il media kit dell’esposizione, dove troverete tutti i dati relativi ai visitatori delle passate edizioni.

Un ultimo consiglio per i giorni della fiera: raccoglierete senza dubbio molti biglietti da visita e molti recapiti scribacchiati sul retro di un volantino. Organizzatevi per inserirli velocemente nel vostro database, prima che finiscano in qualche cartellina in fondo alla scrivania. Nei giorni successivi, inviate un’e-mail ai visitatori del vostro stand ringraziandoli per essere venuti a trovarvi e… dando appuntamento alla prossima edizione!